Roczny budżet na czyszczenie silosów rzadko jest pozycją, która przyciąga wiele uwagi. Jest to gdzieś w budżecie na utrzymanie, wrzucone do innych usług zakładu i często traktowane jako koszt stały, którego nie można kontrolować. To jest błąd.
Można zarządzać kosztami czyszczenia silosów i je zmniejszać. Kluczem jest zrozumienie, dokąd trafiają pieniądze i co napędza te koszty. Mając tę wiedzę, kierownicy zakładów mogą opracować uzasadnienie biznesowe inwestycji w lepszy sprzęt, inne metody lub programy zapobiegawcze, które zmniejszają zarówno koszty, jak i ryzyko.
W tym artykule przedstawiono ramy analizy kosztów czyszczenia silosów, identyfikowania możliwości oszczędności i tworzenia uzasadnienia biznesowego, które zostanie zatwierdzone. Wykorzystuje praktyczne przykłady i proste obliczenia, które może zastosować każdy inżynier zakładu.
Gdzie idą pieniądze
Zrozumienie kosztów czyszczenia silosów zaczyna się od podziału ich na kategorie. Całkowity koszt sprzątania obejmuje robociznę, sprzęt, przygotowanie bezpieczeństwa, utylizację odpadów, straty produkcyjne i czas zarządzania.
Praca stanowi zazwyczaj największy koszt bezpośredni. W przypadku czyszczenia ręcznego robocizna obejmuje wynagrodzenie ekipy sprzątającej, nadzoru, personelu rezerwowego ds. bezpieczeństwa oraz własnego personelu konserwacyjnego zakładu, który wspiera tę pracę. W przypadku sprzętu sterowanego zdalnie koszty pracy są niższe, ponieważ potrzeba mniej osób, a praca jest szybsza.
Koszty sprzętu są bardzo zróżnicowane. Narzędzia ręczne kosztują niewiele. Sprzęt zasilany kosztuje więcej. Uruchomienie zdalnie sterowanego sprzętu może kosztować dziesiątki tysięcy dolarów. Wybór sprzętu wpływa na strukturę kosztów.
Przygotowanie zapewniające bezpieczeństwo jest często niedoceniane. Testy atmosferyczne, wentylacja, gotowość do akcji ratowniczej i sprzęt ochrony osobistej – wszystko to zwiększa koszty. Koszty te powstają niezależnie od tego jak długo trwa sprzątanie.
Postępowanie z odpadami obejmuje usunięcie materiału z silosu i jego utylizację lub powrót do procesu. Jeśli materiał stwardniał lub został zanieczyszczony, koszty utylizacji mogą przekroczyć koszty czyszczenia.
Straty w produkcji są często największym kosztem, ale rzadko są monitorowane. Kiedy silos jest opuszczony, produkcja zatrzymuje się lub spowalnia. Utracony wkład z tej produkcji stanowi rzeczywisty koszt imprezy sprzątającej.
Czas zarządzania obejmuje godziny spędzone przez kierowników zakładów, kierowników utrzymania ruchu i inżynierów reagujących na zdarzenia i zarządzających pracą. Ten czas kosztuje, bo odwraca uwagę od innych priorytetów.
Koszt czyszczenia reaktywnego
Większość obiektów czyści silosy reaktywnie. Czekają, aż przepływ się zatrzyma lub silos będzie tak zapełniony, że nastąpi utrata jego pojemności. Następnie wzywają wykonawcę i płacą wszelkie koszty przywrócenia działania.
Czyszczenie reaktywne jest najdroższym sposobem czyszczenia. Pilność oznacza, że nie ma czasu na przeglądanie konkurencyjnych ofert. Wykonawca może pobierać stawki premium. Praca wykonywana jest w czasie nieplanowanych przestojów, kiedy straty produkcyjne są największe.
Schemat się powtarza, ponieważ koszt każdego zdarzenia jest rejestrowany jako wydatek jednorazowy. Nikt nie podlicza sumy w ciągu roku. Nikt nie porównuje tego do kosztów czyszczenia zapobiegawczego. Cykl reaktywny trwa.
Rozważmy obiekt z sześcioma silosami, z których każdy dwa razy w roku ulega awarii. To dwanaście imprez sprzątających rocznie. Jeśli każde zdarzenie kosztuje dwadzieścia tysięcy dolarów kosztów bezpośrednich i czterdzieści tysięcy dolarów strat w produkcji, całkowity koszt roczny wynosi siedemset dwadzieścia tysięcy dolarów.
Liczba ta jest znaczna. Jednak ponieważ jest on rozłożony na cały rok i pojawia się w postaci oddzielnych faktur, rzadko powoduje zapotrzebowanie na kapitał na sprzęt zapobiegawczy.
Alternatywa zapobiegawcza
Czyszczenie zapobiegawcze oznacza czyszczenie przed wystąpieniem awarii. Silos jest regularnie sprawdzany. Kiedy akumulacja osiągnie określony próg, w trakcie planowanych przestojów planowane jest czyszczenie. Praca jest wykonywana w kontrolowanych warunkach, bez strat produkcyjnych.
Koszty czyszczenia zapobiegawczego są niższe w przypadku każdego zdarzenia. Dzięki planowi prac obiekt może negocjować lepsze stawki z wykonawcami. Ponieważ materiał jest mniej skonsolidowany, praca jest szybsza. Ponieważ silos nie jest pusty, produkcja jest kontynuowana w fazie kontroli i planowania.
Ekonomika czyszczenia zapobiegawczego jest prosta. Porównaj roczny koszt czyszczenia reaktywnego z rocznym kosztem czyszczenia zapobiegawczego plus koszt programu zapobiegawczego.
W przypadku obiektu z sześcioma silosami i dwunastoma wydarzeniami rocznie sprzątanie reaktywne kosztuje siedemset dwadzieścia tysięcy dolarów. Jeśli czyszczenie zapobiegawcze ograniczy liczbę zdarzeń z dwunastu do trzech, a każde zdarzenie zapobiegawcze będzie kosztować o połowę mniej niż wydarzenie reaktywne, roczny koszt sprzątania spadnie z siedmiuset dwudziestu tysięcy do dziewięćdziesięciu tysięcy dolarów. Oznacza to oszczędność sześciuset trzydziestu tysięcy dolarów rocznie.
Program zapobiegawczy może obejmować sprzęt inspekcyjny, szkolenie i być może pewne urządzenia ułatwiające przepływ lub armaty powietrzne. Nawet przy tych kosztach oszczędność jest znaczna.
Budowanie uzasadnienia biznesowego
Zbudowanie uzasadnienia biznesowego dla lepszego sprzętu do czyszczenia silosów lub programu zapobiegawczego wymaga czterech elementów: planu bazowego, propozycji, porównania i rekomendacji.
Punktem odniesienia jest bieżący koszt czyszczenia silosu. Powinno to obejmować koszty bezpośrednie, straty produkcyjne i czas zarządzania. Wartość bazową należy udokumentować rzeczywistymi danymi z ostatnich wydarzeń. Szacunki są mniej przekonujące niż liczby z faktur i dokumentacji produkcyjnej.
Propozycja jest rekomendowaną inwestycją. Może to być sprzęt inspekcyjny, zdalnie sterowany sprzęt czyszczący, urządzenia ułatwiające przepływ lub ich kombinacja. Oferta powinna opisywać, co jest kupowane, w jaki sposób będzie wykorzystywane i kto będzie go obsługiwał.
Porównanie pokazuje różnicę między podejściem bazowym a podejściem proponowanym. To są oszczędności, jakie wygeneruje inwestycja. Porównanie powinno obejmować wiele lat, ponieważ niektóre inwestycje charakteryzują się długim okresem zwrotu.
Zalecenie określa, co należy zrobić i kiedy. Powinien zawierać harmonogram, budżet i plan wdrożenia.
Kalkulacja zwrotu
Okres zwrotu to czas wymagany, aby oszczędności zrównały się z inwestycją. Jest to najpowszechniejszy miernik oceny inwestycji w utrzymanie.
Formuła jest prosta. Okres zwrotu to inwestycja podzielona przez roczne oszczędności.
Weźmy pod uwagę robota inspekcyjnego kosztującego dwadzieścia tysięcy dolarów. Jeśli zapobiegnie jednemu zdarzeniu reaktywnemu rocznie, co spowoduje całkowity koszt sześćdziesięciu tysięcy dolarów, roczna oszczędność wyniesie sześćdziesiąt tysięcy dolarów. Okres zwrotu wynosi dwadzieścia tysięcy podzielonych przez sześćdziesiąt tysięcy, czyli cztery miesiące.
Weźmy pod uwagę zdalnie sterowany sprzęt kosztujący sto pięćdziesiąt tysięcy dolarów. Jeśli obniży koszt każdego wydarzenia z sześćdziesięciu do dwudziestu tysięcy dolarów poprzez wyeliminowanie opłat wykonawców i ograniczenie przestojów, a także jeśli w obiekcie będą organizowane trzy zdarzenia rocznie, roczna oszczędność wyniesie sto dwadzieścia tysięcy dolarów. Okres zwrotu wynosi sto pięćdziesiąt tysięcy podzielonych przez sto dwadzieścia tysięcy, czyli piętnaście miesięcy.
Weźmy pod uwagę przeprojektowanie silosu kosztujące trzysta tysięcy dolarów. Jeśli zmniejszy się częstotliwość wydarzeń z trzech do jednego rocznie, a każde wydarzenie będzie kosztować sześćdziesiąt tysięcy dolarów, roczna oszczędność wyniesie sto dwadzieścia tysięcy dolarów. Okres zwrotu wynosi trzysta tysięcy podzielonych przez sto dwadzieścia tysięcy, czyli trzydzieści miesięcy.
Większość firm wymaga okresów zwrotu inwestycji w zakresie konserwacji krótszych niż trzy lata. Wiele z opisanych powyżej inwestycji spełnia ten wymóg.
Prawidłowe liczenie strat produkcyjnych
Straty w produkcji to często największy koszt czyszczenia silosów, choć najczęściej niedoceniany. Powodem jest to, że kierownicy zakładów skupiają się na bezpośrednich kosztach czyszczenia i ignorują wartość utraconej produkcji.
Aby poprawnie policzyć straty produkcyjne, należy zastosować marżę składki, a nie cenę sprzedaży. Marża składki to cena sprzedaży pomniejszona o koszty zmienne, takie jak surowce i energia. Kiedy produkcja zostaje zatrzymana, te koszty zmienne nie są ponoszone, dlatego nie należy ich liczyć jako utraconego przychodu.
Obliczenie polega na tym, że strata produkcyjna równa się godzinom przestoju pomnożonym przez normalną szybkość produkcji pomnożoną przez marżę wkładu na jednostkę.
Cementownia produkuje dwieście ton na godzinę, a marża wkładu wynosi dziesięć dolarów za tonę. Dwunastogodzinny przestój powoduje straty w produkcji wynoszące dwadzieścia cztery tysiące dolarów. Jeżeli instalacja pracuje ze zmniejszoną wydajnością przez osiem godzin przed całkowitym zatrzymaniem, należy dodać straty wynikające z tej zmniejszonej pracy.
Prawidłowe liczenie strat produkcyjnych może podwoić lub potroić pozorny koszt czyszczenia silosu. To znacznie wzmacnia uzasadnienie biznesowe inwestycji zapobiegawczych.
Wartość uniknięcia ryzyka
Niektóre korzyści wynikające z lepszego sprzętu czyszczącego są trudne do oszacowania, ale są realne. Należą do nich zmniejszone ryzyko wypadków, zmniejszone narażenie na regulacje i lepsze morale pracowników.
Wypadek podczas czyszczenia silosu może kosztować miliony dolarów w postaci kosztów bezpośrednich i pośrednich. Koszty bezpośrednie obejmują leczenie, odszkodowania dla pracowników i wydatki prawne. Koszty pośrednie obejmują utratę produktywności, zniszczoną reputację i zwiększone składki ubezpieczeniowe.
Kary regulacyjne za naruszenia bezpieczeństwa mogą być znaczne. Pojedyncze poważne naruszenie może kosztować dziesiątki tysięcy dolarów. Schemat naruszeń może kosztować znacznie więcej.
Lepsze morale pracowników jest trudniejsze do zmierzenia, ale jest cenne. Pracownicy, którzy czują się bezpieczni, są bardziej produktywni i chętniej zostają w firmie. Wysokie obroty są kosztowne.
Korzyści te należy uwzględnić w uzasadnieniu biznesowym, nawet jeśli są opisane raczej jakościowo niż ilościowo.
Finansowanie Inwestycji
Największą przeszkodą w inwestowaniu w lepszy sprzęt do czyszczenia silosów nie jest koszt. To jest proces budżetowania. Budżety kapitałowe ustalane są corocznie. Jeżeli wniosek nie mieści się w bieżącym cyklu budżetowym, może zostać odroczony na rok lub dłużej.
Istnieje kilka sposobów finansowania takich inwestycji. Leasing operacyjny pozwala obiektowi na użytkowanie sprzętu bez dużych nakładów kapitałowych. Opłaty leasingowe stanowią koszty operacyjne, które mogą być łatwiejsze do zatwierdzenia niż żądanie kapitału.
Inną opcją są umowy najmu. W przypadku sprzętu używanego sporadycznie wypożyczenie może być bardziej ekonomiczne niż jego posiadanie. Placówka płaci za sprzęt tylko wtedy, gdy jest on potrzebny.
Własność wykonawcy jest trzecią opcją. Niektórzy wykonawcy posiadają zdalnie sterowany sprzęt i pobierają opłaty za jego użycie w ramach świadczonych usług. Pozwala to całkowicie uniknąć inwestycji kapitałowych.
Najbardziej popularną metodą jest finansowanie wewnętrzne. Kierownik zakładu uwzględnia inwestycję w rocznym wniosku budżetowym. Wniosek konkuruje o finansowanie z innymi projektami.
Uzyskanie zgody
Uzyskanie zgody na inwestycję konserwacyjną wymaga czegoś więcej niż tylko dobrej kalkulacji. Wymaga przedstawienia sprawy w sposób zrozumiały i wspierany przez decydentów.
Zacznij od problemu. Opisz obecną sytuację i dlaczego jest niezadowalająca. Użyj konkretnych przykładów z ostatnich wydarzeń. Urzeczywistnij problem.
Przedstaw rozwiązanie. Opisz, co przyniesie inwestycja i w jaki sposób rozwiąże problem. Wyjaśnij, w jaki sposób zostanie to wdrożone i kto będzie za to odpowiedzialny.
Pokaż liczby. Przedstaw koszt bazowy, koszt proponowany i oszczędności. Korzystaj z prostych tabel i wykresów. Staraj się, aby analiza była zrozumiała.
Zajmij się zagrożeniami. Co może pójść nie tak z inwestycją? W jaki sposób będzie zarządzane to ryzyko? Żadna inwestycja nie jest wolna od ryzyka. Uznanie ryzyka i posiadanie planów zarządzania nim buduje pewność siebie.
Poleć decyzję. Jasno określ, co chcesz, aby decydent zatwierdził. Podaj harmonogram i budżet. Ułatw sobie powiedzenie „tak”.
Rola danych
Dobre dane są podstawą dobrego uzasadnienia biznesowego. Obiekty śledzące koszty czyszczenia silosów mają wyraźną przewagę przy składaniu wniosków inwestycyjnych.
Dane powinny obejmować koszt każdego zdarzenia związanego z czyszczeniem, czas trwania przestoju, straty w produkcji i przyczynę czyszczenia. Dane te należy gromadzić w sposób spójny i regularnie poddawać przeglądowi.
Z biegiem czasu dane pokazują trendy. Czy wydarzenia stają się coraz częstsze? Czy są coraz droższe? Czy niektóre silosy są bardziej problematyczne niż inne? Tendencje te potwierdzają uzasadnienie biznesowe inwestycji zapobiegawczych.
Dane pomagają także ustalać priorytety inwestycji. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na silos o najwyższym koszcie wydarzenia. Następny powinien być silos z najczęstszymi zdarzeniami. Takie ustalenie priorytetów wzmacnia uzasadnienie biznesowe, ponieważ pokazuje, że inwestycja jest ukierunkowana na największy problem.
Plan wdrożenia
Uzasadnienie biznesowe opisujące inwestycję, ale nie plan wdrożenia, jest niekompletne. Plan realizacji pokazuje, w jaki sposób inwestycja będzie realizowana w praktyce.
Plan powinien uwzględniać szkolenia. Kto będzie obsługiwał sprzęt? Gdzie będą się szkolić? Jak długo będzie trwało szkolenie?
Plan powinien uwzględniać konserwację. Kto będzie konserwował sprzęt? Jakie części zamienne są potrzebne? Jak będą obsługiwane awarie?
Plan powinien zawierać procedury. W jaki sposób sprzęt będzie używany? Jakie procedury bezpieczeństwa obowiązują? W jaki sposób wyniki będą dokumentowane?
Plan powinien zawierać harmonogram. Kiedy sprzęt zostanie zakupiony? Kiedy zostanie dostarczony? Kiedy będzie działać?
Szczegółowy plan realizacji pokazuje, że wnioskodawca przemyślał praktyczne aspekty inwestycji. Zwiększa to pewność i zwiększa szanse na zatwierdzenie.
Przykład przypadku – Robot inspekcyjny
Zakład przetwórstwa zboża miał osiem silosów, które wymagały czyszczenia dwa razy w roku. Każde sprzątanie kosztowało wykonawcę piętnaście tysięcy dolarów i spowodowało straty produkcyjne w wysokości dwudziestu tysięcy dolarów. Roczny koszt wyniósł pięćset sześćdziesiąt tysięcy dolarów.
Placówka zaproponowała zakup robota inspekcyjnego za dwadzieścia pięć tysięcy dolarów. Robot będzie używany do kwartalnej kontroli każdego silosu. Jeśli akumulacja była poniżej progu, czyszczenie nie było wymagane. Jeżeli akumulacja przekraczała próg, w czasie planowanego przestoju zaplanowano czyszczenie.
Po roku używania robota liczba sprzątań spadła z szesnastu do czterech rocznie. Cztery zdarzenia odbyły się podczas planowanych przestojów, dzięki czemu nie wystąpiły straty w produkcji. Opłaty wykonawcy były niższe, ponieważ prace były zaplanowane, a materiał był mniej skonsolidowany.
Roczny koszt spadł z pięciuset sześćdziesięciu tysięcy dolarów do sześćdziesięciu tysięcy dolarów z tytułu honorariów wykonawców plus niewielka kwota za czas operatora. Oszczędności wyniosły pięćset tysięcy dolarów rocznie. Okres zwrotu nakładów na robota wynosił niecały miesiąc.
Przykład przypadku – sprzęt sterowany zdalnie
Cementownia miała duży silos, który blokował się trzy razy w roku. Każda blokada wymagała pięciu dni ręcznego czyszczenia. Ręczne czyszczenie kosztowało wykonawcę czterdzieści tysięcy dolarów i spowodowało straty w produkcji o wartości sześćdziesięciu tysięcy dolarów. Roczny koszt wyniósł trzysta tysięcy dolarów.
Zakład zaproponował zakup zdalnie sterowanego sprzętu za sto osiemdziesiąt tysięcy dolarów. Sprzęt będzie używany do czyszczenia silosu bez wjazdu. Praca zajęłaby dwa dni zamiast pięciu, co zmniejszyłoby straty produkcyjne.
Po zakupie sprzętu liczba przypadków czyszczenia spadła z trzech do dwóch rocznie, ponieważ sprzęt czyścił dokładniej i zapobiegał ponownym wystąpieniom. Każde z tych dwóch wydarzeń kosztowało po dwadzieścia tysięcy dolarów za czas operatora i konserwację. Straty w produkcji zostały zmniejszone, ponieważ praca była szybsza.
Roczny koszt spadł z trzystu tysięcy dolarów do czterdziestu tysięcy dolarów. Oszczędności wyniosły dwieście sześćdziesiąt tysięcy dolarów rocznie. Okres zwrotu wynosił około ośmiu miesięcy.
Kiedy uzasadnienie biznesowe jest słabe
Czasami uzasadnienie biznesowe lepszego sprzętu nie działa. Inwestycja jest zbyt duża w stosunku do oszczędności. Okres zwrotu jest zbyt długi.
W takich przypadkach należy rozważyć alternatywy. Wypożyczanie sprzętu może być bardziej ekonomiczne niż jego kupno. Korzystanie z usług wykonawców dysponujących lepszym sprzętem może obniżyć koszty bez inwestycji kapitałowych.
Zastanów się także, czy problem można rozwiązać w inny sposób. Modyfikacje konstrukcyjne silosu mogą zmniejszyć akumulację i częstotliwość czyszczenia. Zmiany materiałów mogą zmniejszyć potrzebę czyszczenia.
Jeśli nie ma dobrej opcji, zaakceptuj obecną sytuację i monitoruj ją. Warunki się zmieniają. To, co dzisiaj nie jest ekonomiczne, może stać się ekonomiczne w przyszłości.
Perspektywa długoterminowa
Czyszczenie silosów to nie tylko czynność konserwacyjna. Wpływa na produkcję, bezpieczeństwo i rentowność. Perspektywa długoterminowa uwzględnia te powiązania.
Investments in better cleaning equipment reduce the total cost of ownership of the silo. They reduce risk. They improve reliability. They make the facility more competitive.
Z perspektywy długoterminowej uwzględnia się również, że obecna sytuacja nie jest statyczna. Koszty pracy będą nadal rosły. Przepisy bezpieczeństwa będą nadal zaostrzane. Model czyszczenia reaktywnego z czasem stanie się droższy.
Inwestycje dokonane dzisiaj będą się opłacać latami. Uzasadnienie biznesowe powinno uwzględniać cały okres realizacji inwestycji, a nie tylko pierwszy rok lub dwa.
Wniosek
Stworzenie uzasadnienia biznesowego dla lepszego sprzętu do czyszczenia silosów nie jest trudne. Wymaga zrozumienia bieżących kosztów, zidentyfikowania możliwości ulepszeń i jasnego przedstawienia sprawy.
Kluczowymi elementami są zestawienie bieżących kosztów, propozycja inwestycji, porównanie pokazujące oszczędności oraz rekomendacja działań. Punkt odniesienia powinien obejmować koszty bezpośrednie, straty produkcyjne i czas zarządzania. Porównanie powinno pokazać okres zwrotu.
Dane są niezbędne. Obiekty monitorujące koszty czyszczenia silosów mają wyraźną przewagę przy składaniu wniosków inwestycyjnych. Dane wspierają uzasadnienie biznesowe i pomagają ustalić priorytety inwestycji.
Zwrot z inwestycji w lepszy sprzęt do czyszczenia silosów jest często doskonały. Często spotykane są okresy zwrotu inwestycji krótsze niż dwa lata. Oszczędności trwają rok po roku.
Dla kierowników zakładów, którzy nigdy nie stworzyli uzasadnienia biznesowego dotyczącego czyszczenia silosów, pierwsza próba może być najważniejsza. Pokaże rzeczywisty koszt obecnego podejścia i potencjał ulepszeń. Rozpocznie się proces przejścia od czyszczenia reaktywnego do czyszczenia zapobiegawczego.
Korzyści wykraczają poza koszty. Lepszy sprzęt oznacza bezpieczniejszą pracę, bardziej niezawodne działanie i mniejsze ryzyko. Korzyści te są trudniejsze do oszacowania, ale nie mniej realne.
W uzasadnieniu biznesowym nie chodzi tylko o liczby. Chodzi o to, aby obiekt był bezpieczniejszy, bardziej niezawodny i bardziej konkurencyjny. To jest sprawa, którą warto podjąć.
